כיצד מבצעים ניתוח עיסוקים בצורה האפקטיבית ביותר

המונח ניתוח עיסוקים מתייחס לתהליך אותו מבצעים מנהלי הגיוס, מנהלי כוח אדם, או כל אדם אחר בחברה שתפקידו לאייש עובד חדש למשרה ספציפית. בדרך כלל המגייס מקבל ממנהל המחלקה הודעה שהוא רוצה לגייס עובד חדש לצוות שלו, וכמובן תיאור של המשרה המבוקשת. לפעמים המגייס מקבל אך ורק את סוג התפקיד הנדרש ולפעמים הוא יקבל רשימה של דרישות התפקיד. אם מדובר במידע דל אודות סוג התפקיד תפקידו של המגייס הוא לעשות בעצמו את רשימת דרישות התפקיד ורק אז לבצע ניתוח עיסוקים.

מטרתו הסופית של המגייס היא לזהות בצורה האפקטיבית והיעילה ביותר מהם הכישורים האישיים והמקצועיים הנדרשים לאותו תפקיד, ומהן תכונות האופי והאישיות הנדרשות מאותו מועמד, כדי שהוא יוכל לבצע את תפקידו על הצד הטוב ביותר וכמובן בסופו של התהליך לאתר מבין כל המועמדים לאותו התפקיד את המועמד הראוי ביותר.

עריכת רשימת תכונות מקצועיות ואישיות

הדבר הראשון שהמגייס צריך לעשות הוא בעצם להכיר את התפקיד הנדרש ולערוך רשימה של התכונות המקצועיות והאישיות הנדרשות מאותו תפקיד (בנוסף לרשימת דרישות התפקיד שהוא קיבל).
המגייס אוסף באופן שיטתי ויסודי את כל הנתונים האפשריים אודות העיסוק. הוא מגדיר את מטרת העיסוק וגם את הדרישות מהעובד, הכוללות בנוסף להכשרה המקצועית והידע הטכני, גם תכונות אופי ספציפיות, תכונות חברתיות ואפילו לתפקידים מסוימים את התכונות הגופניות הנדרשות. אם לדוגמה המגייס מחפש אחר איש תמיכה טכנית, אז בנוסף לידע המקצועי הספציפי הנדרש מאותו אדם, המגייס חייב להכניס בניתוח העיסוקים גם את נושא שירות הלקוחות ולהגדיר את התכונות אשר יהפכו את המועמד, מתאים לתפקיד גם מבחינת השירות שהוא נותן כגון: סבלנות, שירותיות, התמודדות עם כעס של לקוח, עמידה בלחצים וכדומה.

עריכת רשימה של דרישות החברה

לאחר עריכת הרשימה של התכונות הספציפיות הנדרשות באותו תפקיד, המגייס צריך גם לערוך רשימה של דרישות החברה הכלליות. לכל חברה ישנם ערכי המוסר שלה ועקרונות אישיים וכדי שהעובד יתאים בצורה הכי טובה, לא רק לתפקיד שלו, אלא גם לאופי של החברה, עליו לענות על תכונות אלו. ישנן חברות שמחפשות עובדים בעלי מוסר עבודה גבוה, ישנם חברות שמחפשות אך ורק עובדים עם "ראש גדול", או עובדים עצמאיים וישנם כמובן חברות שהחשוב להן יותר מכול הוא נאמנות העובד והצייתנות שלו וכדומה.

מה כוללת הרשימה הסופית על פי ניתוח העיסוקים:

בסופו של תהליך האבחון למגייס יש רשימה די ארוכה המחולקת ל:

  • הגדרת התפקיד מבחינת שעות עבודה, ניסיון קודם, שכר וכדומה.
  • הגדרת הדרישות המקצועיות של התפקיד.
  • הגדרת תכונות האופי המתבקשות מתפקיד זה.
  • הגדרת תכונות חברתיות.
  • הגדרת דרישות החברה.

את הרשימה הזו המגייס צריך להפוך לכלי אבחון, כדי לאתר את המועמד הטוב ביותר.

כל חברה משתמשת בדרכים אחרות כדי לאתר את המועמד המתאים ביותר, על פי ניתוח העיסוקים. ישנן חברות שמסתמכות על ראיונות עבודה בלבד, ישנן חברות המארגנות יום פעילות הכולל מספר רב של משימות, כאשר ביום זה הן מבצעות תצפיות על העובד כדי להעריך את התאמתו, וישנן חברות שעורכות לעובד מבחני מיון בכתב ובע"פ.

הדרך הנפוצה ביותר לאיתור המועמד, היא על ידי הכנת שאלות מדויקות וספציפיות  לתכונות שהגדרנו בניתוח עיסוקים. התשובות של המועמד לאותן שאלות יעזרו לנו לדעת האם הוא מתאים לתפקיד.

אז איך מתאימים את השאלות לניתוח העיסוקים

השאלות הראשונות שעל המגייס לשאול הן שאלות מאוד פשוטות. שאלות אלו כוללות בעיקר מידע על הכשרתו המקצועית של המועמד כגון: השכלה רלוונטית, ניסיון עבודה קודם, מקום עבודה קודם, התפקידים אותם מילא העובד במהלך עבודתו, מספר השעות שהעובד מעוניין לעבוד, השכר שהוא מבקש וכדומה.

החלק השני - החלק שמדבר על זיהוי תכונות האופי והתכונות החברתיות שיתאימו לתפקיד, הוא מעט מורכב יותר. בחלק זה השאלות צריכות להיות מותאמות לסוג התפקיד.
לדוגמה לתפקיד ראש צוות עלינו לשאול שאלות אשר על פיהן נדע האם אותו מועמד יכול להתמודד עם מצבי לחץ. שאלות כגון: "ספר לי על סיטואציה מלחיצה שנאלצת להתמודד איתה בתפקיד הקודם" או "תאר מצב בו נאצלת להתמודד עם לוח זמנים שנראה בלתי אפשרי מבחינתך" הן בהחלט שאלות שיעזרו למגייס להבין כיצד המועמד מתמודד עם מצבי לחץ.
שאלות כגון: "איך אתה מתכנן לשמר לקוחות?" או "מה אתה אוהב יותר ומה פחות בעבודה מול לקוחות? ומדוע?" עוזרות למגייס להבין האם המועמד מתאים לעבודה שירותית.
שאלה כגון: "תאר מצב בו התמודדת עם קונפליקט מול המנהל שלך?" יכולה ללמד את המגייס על האסרטיביות של המועמד ויכולותיו בעבודת צוות.

ניסוח אפקטיבי ומדויק של השאלות, פתוחות וסגורות, שישאלו בראיון העבודה על פי ניתוח העיסוקים שבצעתם, הינו כלי עוצמתי ויעיל לזיהוי המועמד המתאים ביותר לתפקיד.

לסיכום ניתן לומר שהדרך הטובה ביותר לאיתור מועמד לתפקיד ספציפי, היא עריכת ניתוח עיסוקים מעמיק ויסודי הכולל בעיקר הגדרת התכונות המקצועיות, האישיות והחברתיות הנדרשות מאותו תפקיד והתאמת השאלות בהן נשתמש בראיון לניתוח העיסוקים שעשינו ורק אז לצאת לדרך.

הכנה לראיון עבודה

חזור